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開會請先開機! 面對面會議VS視頻會議

2011年08月03日 09:50   來源:中國數(shù)字視聽網(wǎng)   字體【

【中國數(shù)字視聽網(wǎng)訊】開會的第一件事情就是關(guān)手機。這是禮貌,也是紀律。但是,有了視頻會議系統(tǒng),開會前第一個規(guī)定動作就成了開機。

此機非彼機。開會前關(guān)手機是要求,而開會前開計算機是工具。開了計算機,大家就能坐在屏幕前開視頻會議啦。

面對面會議VS 視頻會議

服裝界第一梯隊的A集團和B集團是緊咬著的兩個競爭對手。這不,金秋剛剛來臨,兩家集團就都準備召開省級分公司經(jīng)理會議,探討冬裝的運輸調(diào)度和市場營銷工作。不同的是,兩個對手召開會議的形式也不盡相同。A集團把會議地點選在美麗的海濱城市大連——順便放松一下,休整隊伍。B集團的會議地點選在總部深圳,但各個分公司的經(jīng)理不需要出差到深圳,而是在本地通過視頻會議系統(tǒng)開會。

A集團的開會流程是這樣的:總裁辦公室以及生產(chǎn)管理部、市場部、物流部于兩個星期前下發(fā)會議通知,要求各個分公司與會人員準備開會材料,各地分公司的商務(wù)人員提前五天定好機票。會議所花去的工作時間為:兩天開會、一天往返、一天游玩,共四個工作日。差旅和食宿費平均每個人為4000元,以每個分公司兩個人計,全國設(shè)立的30個分公司加起來共發(fā)生費用24萬元。

B集團的流程如下:集團總部和各個分公司前期已經(jīng)花費16萬元用于購置遠程視頻會議系統(tǒng)。各地開會人員不須出差,幾乎沒有發(fā)生可變費用。開會兩個工作日,效率是A集團的兩倍。在會議進行的幾天中,B集團各地分公司并行處理很多日常事務(wù),工作向前推進進度較快。

比較而言,從發(fā)生的成本來看,B集團由于購置了遠程視頻會議系統(tǒng),長期攤銷成本將更低;從效率來看,B集團的效率比A集團提高了兩倍。從長遠來看,如果A集團繼續(xù)采用現(xiàn)場會議的形式,成本將繼續(xù)保持高速增加態(tài)勢。

可以說,視頻會議正在越來越多地獲取人們的認可,科技的進步也使得視頻會議越來越接近于現(xiàn)場會議所取得的效果。

對于大型集團公司來說,視頻會議帶來的最直觀的好處就是差旅成本的節(jié)約,尤其是分公司較多、地理位置分布比較廣的公司。另外,快速召開會議,意味著更快的決策和更快的市場反應(yīng)。

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